Der Golfclub als Verantwortlicher
Wenn ein Golfclub ein Closest to the Pin Turnier abhält und die Namen und Entfernungen der Spieler sammelt, trägt der Club die rechtliche Verantwortung für diese personenbezogenen Daten. Das ergibt sich aus der GDPR-Verordnung, die für alle Unternehmen und Organisationen in der EU gilt, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
In der Praxis bedeutet das: der Club muss sicherstellen, dass es eine Rechtsgrundlage für die Datenerfassung gibt, dass die Teilnehmer über die Verarbeitung informiert werden, und dass Daten gelöscht werden, wenn der Zweck erfüllt ist. CTTP Golf ist so gebaut, dass dies alles automatisch läuft.
Was wird erfasst und was nicht
Das Prinzip der Datensparsamkeit ist ein Grundpfeiler der GDPR. CTTP Golf erfasst nur das, was absolut notwendig ist, um das Closest to the Pin Turnier durchzuführen. Name und Entfernung, nichts mehr.
Zustimmung bei der Anmeldung
Wenn der Spieler seine Entfernung über das QR-Formular einreicht, wird ein kurzer und verständlicher Zustimmungstext angezeigt. Der Spieler bestätigt, dass er damit einverstanden ist, dass Name und Entfernung im Zusammenhang mit dem Turnier registriert werden. Diese Zustimmung wird digital mit Zeitstempel protokolliert.
Dies ist die gesetzlich erforderliche Rechtsgrundlage für freiwillige Sportaktivitäten. Der Club muss keine separaten Zustimmungserklärungen, Papierformulare oder eigene Prozesse erstellen. Dies geschieht automatisch in CTTP Golf.
Automatische Löschung
Die GDPR verlangt, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn der Zweck, für den sie erfasst wurden, erfüllt ist. Für Closest to the Pin Turniere ist der Zweck die Durchführung des Wettbewerbs und die Ermittlung eines Siegers. Wenn das Turnier vorbei ist und die Ergebnisse bestätigt sind, ist der Zweck erfüllt.
CTTP Golf unterstützt die automatische Löschung von Turnierdaten nach einem konfigurierbaren Zeitraum. Der Club muss nicht manuell Daten löschen, das System kümmert sich darum.
Worüber sich der Club keine Gedanken machen muss
GDPR in der Praxis für den Golfclub
Ein typischer deutscher Golfclub führt jährlich 20-40 Closest to the Pin Turniere durch. Ohne ein System wie CTTP Golf würde das 20-40 separate Papierregistrierungen bedeuten, die sicher aufbewahrt werden müssen und möglicherweise nie ordnungsgemäß gelöscht werden.
Mit CTTP Golf ist der Prozess von Anfang an digital. Zustimmung wird automatisch eingeholt, Daten werden sicher gespeichert und planmäßig gelöscht. Der Golfclub kann mit gutem Gewissen bestätigen, dass er personenbezogene Daten gemäß GDPR verarbeitet, ohne einen vollzeitbeschäftigten GDPR-Beauftragten zu haben.
Fazit
GDPR-Compliance ist für Golfclubs kein freiwilliger Wahlgang, es ist eine gesetzliche Anforderung. CTTP Golf ist so gebaut, dass diese Anforderungen automatisch erfüllt werden, damit sich die Club-Administratoren auf das konzentrieren können, das wirklich wichtig ist: großartige Erlebnisse für die Spieler auf dem Platz schaffen.
