Case: Hammel Golf Klub digitaliseerde Closest to the Pin

Hammel Golf Klub behoorde tot de eersten die CTTP Golf gebruikten voor hun regelmatige Closest to the Pin-competities. Golfmanager Poul Ditlev beschreef de switch in één zin: het instellen duurt minder dan 1 minuut, en de resultaten zijn klaar zodra de ronde voorbij is.

Deze case laat zien hoe de toernooiworkflow er voor en na uitzag, en wat de club concreet wint door Closest to the Pin van papier naar telefoon te verplaatsen.

Waar het begon: papier, potlood en handmatig inzamelen

Net als de meeste clubs organiseerde Hammel Closest to the Pin op papier. Een briefje waar golfspelers de afstand bij het gat opschreven, naam en afstand met potlood of pen genoteerd.

Het laatste groepje op de ronde moest de briefjes van de verschillende gaten meenemen naar binnen, zodat vervolgens de winnaars bepaald konden worden. Daarna werden de resultaten in Excel ingevoerd en op de clubwebsite geplaatst.

Het werkte, maar was tijdrovend en leidde regelmatig tot fouten. Briefjes gingen kapot in de regen, potloden verdwenen, en het laatste groepje vergat de briefjes vaak mee naar binnen te nemen.

Toernooiverantwoordelijken moesten daarom regelmatig de golfkar inzetten om de laatste briefjes op te halen, voordat de resultaten verwerkt konden worden. Tegelijk zagen ze dat spelers door het weer of gebrek aan schrijfgerei hun resultaten op de scorekaart noteerden. Dit betekende achteraf veel extra administratief werk, zowel bij de verwerking als bij de voorbereiding van toernooien.

Overstap naar CTTP Golf

Hammel implementeerde CTTP Golf als vast onderdeel van de herendagen, damedagen en regelmatige clubtoernooien. De workflow ziet er nu zo uit:

Wat Poul Ditlev zegt

"Sinds we het Closest to the Pin-systeem in onze golfclub hebben ingevoerd, sparen we veel werkuren op elk toernooi en hebben we onze administratieve kosten aanzienlijk teruggebracht. Het instellen van een toernooi duurt minder dan 1 minuut, en de resultaten zijn live en klaar zodra de ronde voorbij is."

Poul Ditlev, Golfmanager, Hammel Golf Klub.

Tijdsbesparing: concreet

Gebaseerd op een typische toernooiweek bij Hammel:

• →Ervoor: 1,5-2 uur per toernooi (voorbereiding, inzamelen, invoeren, foutencorrectie)
• →Erna: minder dan 1 minuut per toernooi (aanmaken in Hub, QR zit al permanent bij het gat)
• →Over een seizoen van 20 toernooien: tot 40 uur vrijwilligerswerk bespaard
• →Seizoensplanning (nieuw in v9.7): 90 minuten om het hele seizoen heren- en damedagen aan te maken, gereduceerd naar minder dan 3 minuten

Wat er niet meer gebeurt

Na de overstap naar CTTP zijn een aantal concrete werkstappen verdwenen:

• →Geen golfkar meer om vergeten briefjes op te halen
• →Geen handschrift dat ontcijferd moet worden
• →Geen briefjes die in de regen verloren gaan
• →Geen wachten tot het clubhuis voordat de winnaar bekend is
• →Geen handmatige Hole in One-registratie. 0 cm activeert automatisch een popup.

Samen met Golfbox

Hammel gebruikt Golfbox voor teetime-reserveringen, handicaps en formele toernooien. CTTP Golf vervangt Golfbox niet. Beide systemen draaien naast elkaar: Golfbox als de bedrijfsplatform van de club, CTTP als Closest to the Pin-competitie met live leaderboard.